公益法人と内部統制

内部統制(4)~「使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制」

1.はじめに

今回は,法人の業務の適正を確保するために必要とされる「使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制」(法人法施行規則14条4号)についてお伝えします。

2.内容

ここにいう体制とは,法人の事業活動について適用される法令の割り出し,発生する可能性のある法令・定款違反行為の把握やその防止のための体制をいい,コンプライアンス担当の職員・部署等の設置や,倫理規程・各種業務に関する規程などによる行動規範の制定,内部通報体制の整備などが該当します。

3.役員責任への影響

内部統制に当たって使用人の職務執行の適法性を確保することは極めて重要であり,また役員責任の存否の判断にも大きく影響してきます。

部署の設置や規程の整備も重要ですが,単に規程を作って終わりではなく,継続的に法令や職務の執行状況をチェックしていくことも重要です。

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内部統制(2)~「理事の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制」

1.はじめに
 昨日のブログでも,「一般社団法人の業務の適正を確保するために必要な」体制について触れさせて頂きました。
 このようないわゆる内部統制システムについては,「構築」「整備」「運用」の3つが必要とされています。
 「構築」とは,組織を作り人員を配置しマニュアル等の文書等を準備すること,です。
 「整備」とは,内部統制をデザインし,実施してもらうこと(業務へ適用すること)です。
 「運用」とは,コントロールが実際に機能していることを言います。

2.「理事の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制」
 今日は,「理事の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制」(法人法施行規則14条3号)について触れようと思います。
 同号の体制は,法人の運営のシステム面及び運営のプロセス面の双方において,職務の執行が効率的に行われることを意味します。
 具体的には,理事会運営規則や理事会付議基準を定め,それに従った理事会運営をしていることのほか,定例理事会の開催や,理事の職務分担理事会以外の重要な使用人の出席する会議の開催がなされていること等がこれにあたるものと考えられます。

3.オーダーメイドな体制の整備を!
  具体的にどのような体制を定めるかは,法人の規模や事業内容等によります。したがって,法人毎の実態に合わせた体制の整備をしていく必要があります。単に他の法人を真似するのではなく,オーダーメイドな体制の整備をしていくことが重要です。

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理事会運営規則を作成することの意味

1.理事会運営規則とは何か
 理事会とは,すべての理事によって組織された会議体で(法人法90条1項),法人の業務の執行の決定や,理事の職務の執行を監督します(同2項)。
 理事会運営規則とは,理事会の運営に関する規則のことをいい,多くの場合理事会が自ら制定します。理事会運営規則を予め定めておくことで,理事会の運営が効率的になり,ひいては法人の業務執行を円滑にすることができます。

2.なぜ理事会運営規則を定めるのか
 では,なぜ理事会運営規則に記載するような内容を,定款に定めないのでしょうか。
確かに,定款において理事会の運営に関する事項を規定しておくことも考えられます。
しかし,定款の変更をするための社員決議は,総社員の半数以上で,総社員の議決権の3分の2(これを上回る割合を定款で定めた場合にあっては,その割合)以上に当たる多数をもって行う必要があり,その要件が厳格です(法人法146条,49条2項4号)。そのため,理事会の運営方法について,全て定款で定めておくと,運営方法の変更を困難にしてしまいます。
そもそも,理事会の運営については,その決定権限が理事会自身にあります。そうであるならば,その運営上のルールも理事会自身が決めることが本来的です。加えて,規定の形にまとめて整理することで,理事会の運営のルールが明確となります。
したがって,理事会の運営については,理事会によって定められた理事会運営規則等に規定することが望ましいものと考えられます。

3.理事会規則の策定
  以上のように,理事会の運営の効率化及び法人の業務執行の円滑化のために,理事会運営規則を定めるのが望ましいでしょう。どのような規定を置くかは,法人の実態にあわせて考える必要があります。
  理事会運営規則の規定等にお悩みの方がいらっしゃいましたら,是非,当事務所までご相談ください。

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理事・監事の構成

 公益認定の要件の一つに,理事・監事の構成があります。
他の同一の団体(公益法人を除く)と一定の密接な関係にある理事(または監事)の合計数が理事(または監事)の総数の三分の一を超える場合,公益認定を受けることができません(認定法5条11号)。
 この基準は,公益法人が他の同一の団体の利益に基づいて運営がなされることを回避するためのものです。

 「他の同一の団体」に当たるかどうかは,人格,組織,規則などから同一性が認められる団体ごとに判断されます(ガイドライン)。基本的には法人格を同じくする単位で考えますが,国の機関の場合,当該法人の目的,事業との関係において利害を同じくする範囲が「他の同一の団体」に当たると考えられます。
 したがって,国の機関については,一般的には事務分掌の単位である省庁単位でしょうが,法人の目的,事業が国全般に関係する場合には国の機関全体で考えることとなります(FAQ問IV-2-①)。

 なお,認定法5条11号によれば「他の同一の団体」から「公益法人に準ずるもの」として政令で定めるものを除くこととされていますが,この「公益法人に準ずるもの」の定めは今のところありません(平成23年2月7日現在)。

 「密接な関係にある者」としては,当該他の同一の団体の理事以外の役員,業務を執行する社員,当該他の同一の団体が法人でない団体である場合の代表者または管理人,国の機関など一定の特殊な団体の職員が列挙されています(認定法施行令5条)。

 「合計数」は,「他の同一の団体と一定の密接な関係にある理事または監事」が複数いることを前提に,その合計数を問題とする趣旨です。したがって,監事が一人の場合や,監事が二人の場合に別の団体から一人ずつ監事を受け入れた場合は「合計数」が観念できないため,認定法5条11号の要件に違反することにならないとされています(FAQ問IV-2-②)。

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社員総会等における理事の選任方法

 社員総会において,複数の理事を選任する場合において,その選任議案を採決する際には,
 1)理事の選任議案を社員総会または評議員会(以下,「社員総会等」と言います。)で一括で決議する方法,
2)理事の選任議案を各々決議する方法
が考えられます。
 ガバナンスの観点からは,本来,1人1人の理事の選解任ごとに賛成又は反対の表明をすることができるべきであって,全議案についてすべて賛成かすべて反対かという投票を強制することは望ましくなく,候補者ごとに決議する方法を採るような形にするべきです。
 そこで,法人法のもとでは,定款において,社員総会等の議事の運営方法に関する定めとして,「理事の選任議案の決議に際し候補者を一括して採決(決議)すること」を一般的に許容する旨の定めを設けることは許されないものと考えられています(「移行認定のための「定款の変更の案」作成のご案内」10頁注9,同40頁注12)。
 かかる定めが定款に置かれていることは,移行認定・認可における定款審査で不認定・不認可の対象とされていますので注意が必要です。

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新公益法人制度 Q&A

Q 一般法人法は、内部統制についてどのように定めていますか?

A 以下のとおり。

(会社法の規定)
「取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備」は、取締役会非設置会社にあっては、取締役の過半数の決定(会社法第348条3項4号)、取締役会設置会社にあっては取締役の過半数(会社法362条4項6号)、取締役会決議で決定される(専決事項)。大会社では、上記決議をする義務がある(362条5項)。
(一般法人法の規定)
「理事の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他一般社団補充人の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備」は、理事会費設置一般法人にあっては、理事の過半数(一般法人法76条3項3号)、理事会設置一般法人では理事会の決議で決定される(専決事項。90条4項5号)。大規模一般社団法人では、上記決議をする義務がある(90条5項)。

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新公益法人制度 Q&A

Q 公益法人は内部統制の整備は必要ですか?

A 必要です。
今回の公益法人制度改革によって制定された、一般法人法、公益認定法、整備法といったいわゆる公益三法のうち、一般法人法は、一般法人(公益法人を含む。以下同じ。)について、会社法同様、会社が行なう事業規模、特性に応じたリスク管理体制等いわゆる内部統制システムの導入を義務付けています。
 また、一般法人法は、会社法の規定と同様の規定を置いて、理事の法人又は第三者に対する責任規定や社員による代表訴訟制度、法人の財務状況の一般的な開示制度などを整備していますから、株式会社同様の自主的運用と自己責任が求められています。したがって、一般法人は、適切な内部統制システムを導入して、業務を効率化し、財務報告の正確性を確保する必要があるほか、理事や監事の責任の範囲を合理的に限定する必要があります。

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